So unterstützen Billograms Funktionen Ihr Geschäft

Billogram’s Zahlungs- und Rechnungsplattform bietet eine Vielzahl von Funktionen, über die wir Ihnen gern mehr erzählen möchten. Um den besten Mehrwert für Ihre Kund:innen und Ihr Unternehmen zu erreichen, ist es jedoch sinnvoll, die Strukturierung mit Ihren Strategien und Zielen in Einklang zu bringen. Wie soll die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranschreiten? Wie schaffen Sie und was bringt Ihnen mehr Kundenzufriedenheit? Wie können Upselling-Potenziale realisiert werden?

Ganz schön viele komplizierte Entscheidungen also – aber Sie sind hier nicht allein! Billogram bietet Ihnen nicht nur die perfekte SaaS-Plattform, sondern auch eine strategische Partnerschaft. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Kolleg:innen Zugang zu einem Kundenteam aus erfahrenen Expert:innen haben, welches allein das Ziel hat, dass unser Produkt und Ihr Unternehmen perfekt zusammenwächst. So entwickeln wir gemeinsam einen langfristigen Plan, der auf Ihre individuellen Voraussetzungen zugeschnitten ist. Gemeinsam identifizieren wir wichtige Teilziele und KPIs – genau so, dass unsere Plattform bestmöglich zu Ihren Business-Zielen beiträgt und nachhaltiges Wachstum fördert.

Digitalisierung mit Billogram: die passende Funktion bei jedem Schritt

Unsere Integration funktioniert nicht wie ein Schalter, der einfach umgelegt wird – nicht alle Funktionen müssen und sollten direkt aktiviert werden. Stellen Sie sich eher eine Pyramide vor, welche wir in enger Zusammenarbeit Schritt für Schritt aufbauen. So entwickeln wir für Ihr Unternehmen den perfekten Digitalisierungsprozess: 

1) Eine stabiles Fundament legen

Mit Billogram finden Sie die Lösung, die alle wichtigen Prozesse rund um Rechnungen und Zahlungsströme auf einer Plattform bündelt. Eine optimierte Abwicklung ist einfach einfacher und bietet Ihren Mitarbeiter:innen und Kund:innen ein reibungsloses Erlebnis. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit liegt der Fokus auf der Implementierung unserer Plattform. Es ist essenziell, dass wir sicherstellen, dass alle Funktionen einwandfrei arbeiten können.

Denkbare Ziele auf dieser Ebene:

• Reduzierte interne Administration

• Weniger Fehlzahlungen

• Kürzere Antwortzeiten im Kundendienst (weil weniger Anfragen)

• Geringere Servicekosten (Cost to Serve)

Funktionen unserer Plattform die hierbei helfen:

Interaktive Rechnung 

Die interaktive, digitale Rechnung gehört zu Billograms grundlegendsten – und gleichzeitig meist geschätzten – Funktionen. Sie und Ihre Kund:innen bleiben immer auf dem aktuellsten Stand, denn der Rechnungsstatus aktualisiert sich in Echtzeit, wenn beispielsweise Ihr:e Kund:in die Rechnung begleicht oder ein:e Mitarbeiter:in den Betrag ändert oder das Fälligkeitsdatum verschiebt. 

Vollständige Information ist immer der erste Schritt für Verbesserungen und reibungslose Abläufe. Alle behalten immer den Überblick – Ihr Kundendienst wird es Ihnen danken, denn die meisten Anfragen lassen sich auf Unklarheiten im Rechnungsprozess zurückführen. Und für alle anderen Anliegen haben Ihre Mitarbeiter:innen nun mehr Kapazitäten Ihren Kund:innen schnell und effizient zu helfen.

Automatic Matching von Kund:in und Rechnung

Billograms Plattform erkennt eventuelle Über-, Unter- und Fehlzahlungen, sodass diese schnell behoben werden können. Unsere Plattform ordnet zudem automatisch Zahlung und Kund:in der passenden Rechnung zu.

„Der erste große Effekt, den unsere Kund:innen nach dem Launch der Plattform bemerken, ist die enorme Reduzierung ihrer Rechnungs-Administration. Die Mitarbeiter:innen in der Finanzabteilung können ihre Zeit für andere Aufgaben nutzen, statt nur Zahlen einzugeben – das wissen sie wirklich zu schätzen.“
– Filippa Granting, Business Development Manager

2. Funktionen hinzufügen, die negative Kundenerlebnisse minimieren

Die nächste Ebene der Pyramide konzentriert sich auf die Vermeidung von negativen Kundenerlebnissen. Im Fokus steht hier die Reduzierung von verspäteten Zahlungen, diese sind unangenehm für alle Beteiligten. Wir von Billogram erkaufen nicht das Eigentum an Ihren Forderungen. 

Andere Unternehmen bieten diesen Service an, um im folgenden Schritt mit Mahn- und Inkassoverfahren Geld zu verdienen. Das führt in unseren Augen zu einem Interessenkonflikt. Wir glauben, dass es sich auszahlt, Menschen gut zu behandeln – und deshalb pünktliche Zahlungen zu vereinfachen. Jedes schlechte Kundenerlebnis, jedes Inkassoverfahren ist ein Churn-Risiko und deshalb auch nicht im Interesse Ihres Unternehmens.

Denkbare Ziele auf dieser Ebene:

• Weniger Papierrechnungen

• Höherer Anteil automatischer Zahlungen

• Effektive Kundenkommunikation

Funktionen unserer Plattform die hierbei helfen:

Einfache Umstellung auf automatische Zahlungen 

Billogram bietet einen digitalen Prozess, über den Ihre Kund:innen automatische Zahlungen, wie beispielsweise das Lastschriftverfahren, in weniger als einer Minute aktivieren können. Kund:innen klicken auf einen Link den sie per E-Mail, SMS oder in ihrer digitalen Rechnung erhalten haben (auf Papierrechnungen bspw. durch QR-Code). Danach identifizieren sich die Kund:innen bei ihrer Bank und geben ihr Konto an. Schon im selben Monat wird automatisch gezahlt.

Soft Reminder am Fälligkeitsdatum 

Ein Soft Reminder, oder Fälligkeitserinnerung, ist eine E-Mail oder SMS in freundlichem Ton, der Ihre Kund:innen, die noch nicht bezahlt haben, am Fälligkeitsdatum daran erinnert, dass sie noch ausstehende Verbindlichkeiten haben. „Sanfte“ Erinnerungen kommen deutlich besser an als „harte“ Mahnung, wenn bereits eine Gebühr fällig ist – denn Ihre Klientel wird so vermittelt, dass Sie an sie denken und nicht ausnutzen wollen.

Dynamische Distribution

Ein guter Flow hilft durch den stressigen Alltag. Wir bei Billogram entwickeln automatisierte Flows für Ihre Rechnungsdistribution, die bei der Zustellung und auch wirklichen Wahrnehmung Ihrer Invoices helfen. Hat ein:e Kund:in beispielsweise die Rechnung per Mail erhalten, aber nicht geöffnet, dann schicken wir automatisiert eine Erinnerung per SMS. Suchen Sie den Kontakt mit Ihrer Klientel und helfen Sie verspätete Zahlungen vorzubeugen.

Kundenfreundliches Forderungsmanagement

Auch wenn Sie Ihren Kund:innen noch so sehr entgegenkommen – manche werden trotzdem in Zahlungsverzug geraten. Was nun? Mahngebühren und Inkassoforderungen sind die größten Treiber von Kundenverlust und sollten, wenn möglich, vermieden werden. Aber auch hierfür gibt es Lösungen.

Unsere Plattform ermöglicht ein flexibleres und individuell angepasstes Forderungsmanagement, das wir Smart Dunning nennen. Dabei werden Flows basierend auf Ihren Präferenzen für verschiedene Szenarien eingerichtet. Durch datengestützte Insights und Machine Learning optimieren wir alle Aspekte – von Distributionskanälen über Timing bis hin zur Tonalität – für die besten Ergebnisse.

Die Rechnung als Kommunikationskanal

Billograms interaktive Rechnung ist nicht nur ein smartes Tool für Ihre Kund:innen und Mitarbeiter:innen, um den Überblick über aktuelle Zahlungen zu behalten. Sie ist auch ein hervorragender Kanal, um mit Ihren Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Fügen Sie Ihrer Rechnung Banner mit Tipps, Informationen und aktuellen Angeboten an – ein Klick auf diese Banner und Ihre Kund:innen tauchen ein in Ihre Servicewelt. 

Warum nicht auch Fragen direkt auf der Rechnung beantworten? KI-Chatbots mit Agentic Assist für FAQs und mehr, oder auch eine Schnittstelle zu Ihrem Kundendienst sind wirksame Elemente. Zeigen Sie Ihren Kund:innen direkt auf der Rechnung, dass Sie jederzeit bereit sind zu helfen.

„Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist zwar digital, aber sie ist immer noch statisch. Eine interaktive Rechnung bietet einen viel größeren Mehrwert, weil sie sich automatisch aktualisiert und es Kund:innen ermöglicht, mehr Dinge selbst zu erledigen. Kund:innen können Nachrichten auf ihrer Rechnung schreiben, diese werden automatisch als E-Mail an den Kundendienst weitergeleitet. Diese Funktionalität schalten wir allerdings manchmal erst etwas später frei, da unsere Kund:innen nicht immer sofort die Kapazität haben, einen zusätzlichen Kanal in ihrem Support-Management aufzunehmen.“ – Jenny Treffner, Customer Success Manager

3. Mit positiven und persönlichen Kundenerlebnissen punkten

Effizienz im Unternehmen und gute Beziehungen zu den Kund:innen, das ist was Billogram auszeichnet. Doch Digitalisierung kann mehr und wir können Digitalisierung. Mit unseren Prozessen können Sie mehr und mehr Daten über das Verhalten und die Präferenzen Ihrer Kund:innen sammeln – lernen Sie Ihre Klientel besser kennen als je zuvor! 

Kundendaten sind im oberen Bereich der Pyramide besonders wertvoll, wo es darum geht, das Kundenerlebnis – und den Upselling-Erfolg – durch verstärkte Individualisierung zu perfektionieren.

Denkbare Ziele in diesem Schritt:

• Höhere Kundenzufriedenheit (NPS)

• Churn reduzieren

• Besseres Upselling an Bestandskund:innen

Funktionen unserer Plattform die hierbei helfen:

Größere Auswahl an Zahlungsmethoden

Ihre Kund:innen erwarten heutzutage ein hohes Maß an Wahlfreiheit und Flexibilität – auch bei Zahlungen. Mit Billogram’s Plattform können Sie nach und nach weitere Zahlungsarten hinzufügen – wie Swish, One-Click-Pay oder PayPal –, um Ihren Kund:innen die Zahlungsmethode zu bieten, die sie am liebsten Nutzen. Wenn neue Zahlungsoptionen auf den Markt kommen, fügen wir diese natürlich zeitnah unserer Plattform hinzu. Sie können diese dann für Ihre Kund:innen freischalten, ohne selbst Ressourcen für die Marktbeobachtung oder zeitaufwändige Implementierungen aufwenden zu müssen.

Spezialisierte Kommunikation

Zunächst ergibt es Sinn, wenn Sie Banner auf der interaktiven Rechnung laufen lassen, welche allgemein nützliche Botschaften für alle Kund:innen enthalten. Sobald Sie mehr darüber wissen, welche Kundengruppen auf welche Botschaften klicken, können Sie die Kommunikation verfeinern, beispielsweise nach Alter oder Region. So schaffen Sie Kundensegmente, welche sie gezielt ansprechen können: Keine redundanten Texte, immer ansprechende Informationen.

„Die Daten, die Sie über unsere Plattform generieren können, helfen Ihnen, Ihre Kund:innen besser kennenzulernen und zu verstehen. Sie können zum Beispiel Muster erkennen, wenn Churn droht. Eine Integration mit Ihrem CRM- oder Marketing Automation-System hilft Ihnen gezielte Kampagnen zu entwickeln und zweifelnde Kund:innen von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.“ – Filippa Granting, Business Development Manager

Eine Plattform die sich stetig weiterentwickelt

Das sind die Funktionen, mit denen unsere Plattform Ihnen helfen kann, die Business-Goals Ihres Unternehmens zu erreichen – bis jetzt! Denn wir arbeiten ständig daran, neue Funktionen und Verbesserungen einzuführen. Wir bei Billogram wissen: In Zeiten von schnellem Wandel ist zögern keine Wahl. Mit unserem Netz an Partnerunternehmen und im stetigen Kontakt mit Konsument:innen ist unser internes Innovations-Hub immer am Zahn der Zeit und erkennt Marktentwicklungen im Frühstadium.

Doch wir bleiben uns immer treu: Zwei wichtige Prinzipien für die Produktentwicklung bei Billogram sind, dass alle neuen Funktionalitäten unserer eigenen Produktvision folgen müssen und dass sie allen oder zumindest den meisten unserer Kund:innen zugutekommen.

„Wir wissen aus Erfahrung, dass spezifische Lösungen für einzelne Kund:innen selten Bestand haben. Der Wartungsaufwand ist schwer zu rechtfertigen, wenn nur wenige Kund:innen sie benutzen. Wir möchten ein demokratischer Partner sein, der auf alle unsere Kund:innen gleichermaßen hört und alle Interessen in gleichem Maße berücksichtigt.“ – Jens Ganslandt, Chief Product Officer

Wie sehen Billogram’s Pläne für die Zukunft aus? Laut CPO Jens Ganslandt möchte Billogram die Nutzung der Plattform auf noch mehr Märkten in Europa ermöglichen und gleichzeitig das Zahlungserlebnis weiter personalisieren und individuell gestalten. Automatisierung ist ein weiterer wichtiger Fokusbereich:

„Wir sehen große Möglichkeiten, KI und Machine Learning einzusetzen. Sie helfen, Fragen rund um Rechnungen oder Zahlungen zu erfassen und zu bearbeiten. Langfristig glauben wir auch, dass wir weitere Routineaufgaben für den Kundendienst oder die Finanzabteilung automatisieren können. Die Mitarbeiter:innen unserer Partner sollten sich auf wertschöpfende Aktivitäten im Unternehmen konzentrieren können.“

öchten Sie mehr über die verschiedenen Funktionen der Billogram-Plattform erfahren und wie Sie Ihre Business-Ziele unterstützen können? Schreiben Sie uns noch heute!