Sappa über den Wechsel des Zahlungspartners und wie man eine wachsende Kundenbasis zukunftssicher macht

Sappa bietet Breitband, TV & Play, Internetsicherheit und Telefonie für über 400.000 Haushalte in ganz Schweden. Als wachsendes Unternehmen übernimmt Sappa häufig neue Kundenbestände, was eine nahtlose Zahlungsabwicklung erforderlich macht:

„Die Rechnung sollte idealerweise nicht der erste Kontakt mit neuen Kunden sein – aber manchmal ist sie es. Dann ist es besonders wichtig, dass alles reibungslos läuft und die Kunden von Anfang an zufrieden sind“, erklärt Rasmus Lidh, Controller bei Sappa.

Weniger manuelle Prozesse sparen Zeit und machen das Finanzteam weniger anfällig

Seit Juni 2022 arbeitet Sappa mit Billogram zusammen, um die Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren und die Customer Journey zu digitalisieren. Die Zusammenarbeit hat es Sappa ermöglicht, mehrere interne Prozesse zu automatisieren, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen.

Die Automatisierung sorgt dafür, dass Sappa und die Kunden stets einen aktuellen Überblick über den jeweiligen Zahlungsstatus haben:

„Heute haben wir Zahlungen in nahezu Echtzeit. Wenn wir Gutschriften oder Korrekturen vornehmen, sieht der Kunde den neuen Betrag sofort. Und wenn ein Kunde zu viel bezahlt, wird der Überschuss automatisch über Billogram abgewickelt. Früher haben wir monatlich viel Zeit mit der Bearbeitung solcher Überzahlungen verbracht – jetzt dauert das weniger als eine Stunde“, so Rasmus.

Auch die Aktivierung des Lastschriftverfahrens (Autogiro) wurde vereinfacht:

„Wir haben die Lastschriftformulare abgeschafft, um manuelle Arbeit zu reduzieren. Das Versenden hat früher einen ganzen Arbeitstag pro Woche in Anspruch genommen. Diese Zeit nutzen wir jetzt sinnvoller“, fährt Rasmus fort.

Laut Helena Andersson, CFO bei Sappa, hat die gesteigerte Effizienz das Finanzteam weniger anfällig bei Krankheit oder in Urlaubszeiten gemacht:

„Wir sind nur vier bis fünf Personen in der Abteilung. Früher musste immer jemand da sein, um Mahnungen und Inkassos manuell zu versenden. Jetzt brauchen wir uns während der Urlaubszeit keine Sorgen mehr zu machen – das läuft automatisch über Billogram.“

Reibungslose digitale Zahlungen verbessern das Kundenerlebnis

Da das Kundenportal „Mitt Sappa“ mit der Plattform von Billogram verknüpft ist, können die Kunden ihre Rechnungen direkt über ihr persönliches Sappa-Konto mit BankID bezahlen.

„Früher wurden die Kunden zu ihrer Bank weitergeleitet und mussten sich dort einloggen – das bedeutete mehr Klicks und eine schlechtere Nutzererfahrung“, erklärt Rasmus.

Außerdem bietet Billogram eine größere Auswahl an Zahlungsmethoden:

„Heute ist es wichtig, mehrere einfache und bequeme Zahlungsoptionen anzubieten – das fordern viele Kunden. Unsere Kunden können jetzt zum Beispiel auch mit Swish bezahlen.“

Um verspätete Zahlungen zu vermeiden, hat Sappa sogenannte „Fälligkeits-Erinnerungen“ aktiviert – freundliche Hinweise vor dem Fälligkeitsdatum, die keine Gebühr verursachen:

„Das ist eine super Funktion, von der wir bereits positive Effekte sehen konnten“, sagt Rasmus.

Eine langfristige Partnerschaft mit persönlichem Austausch

Rasmus und Helena betonen die enge, persönliche Zusammenarbeit mit Billogram – sowohl während der Implementierung als auch im laufenden Betrieb.

„Die Einführung verlief viel reibungsloser, als wir erwartet hatten. Billogram hat sehr gut mit unserer IT-Abteilung zusammengearbeitet“, berichtet Rasmus.

„Jetzt haben wir regelmäßige Check-ins mit unserem Ansprechpartner, um Ideen auszutauschen und weitere Verbesserungen zu besprechen. Ich erlebe Billogram als sehr kompetent und hilfsbereit.“

Helena ergänzt, dass sich Sappa auf einer Digitalisierungsreise befindet – unter anderem wurden bereits die Eingangsrechnungen digitalisiert, nun auch die Kundenrechnungen. Sie freut sich auf die weitere Zusammenarbeit:

„Es fühlt sich wirklich wie eine Partnerschaft an. Das ist bei Dienstleistern nicht selbstverständlich“, schließt sie ab.