Ekonomiautomatisering med AI och digitala verktyg

Ekonomiautomatisering kombinerar AI, maskininlärning och smarta integrationer för att förenkla komplexa processer. Genom att eliminera manuella moment kan ditt företag öka produktiviteten, minska mänskliga fel och förbättra den finansiella kontrollen. Automatisering är inte bara en kostnadseffektiv lösning – det öppnar upp möjligheter för en mer skalbar och framtidssäker ekonomiavdelning.

Ekonomiautomatisering handlar om att automatisera olika arbetsflöden inom din ekonomihantering. Det kan vara allt från att skanna fakturor och matcha betalningar till att generera rapporter och identifiera finansiella risker med hjälp av AI. 

Att just ekonomin är ett viktigt område att automatisera beror på den stora potentialen att uppnå stora effekter med relativt små medel. Trots de senaste årens omfattande digitalisering krävs nämligen ofta manuell handpåläggning i många processer. Detta slukar tid och resurser som skulle kunna användas på betydligt mer värdeskapande sätt.

Exempel på användningsområden för ekonomiautomatisering:

• Bokföring och redovisning - Automatisering av datainmatning och avstämningar, exempelvis gällande leverantörs- och kundreskontra. 

• Fakturahantering - Snabb och korrekt bearbetning av inkommande och utgående fakturor.

• Betalningshantering - Effektiv hantering av betalningsflöden, liksom av påminnelser och kravprocesser.

• Avstämningar - Med hjälp av automatiska avstämningssystem kan avvikelser identifieras utan manuell felsökning.

• Kassaflödeshantering - Företagets likviditet kan övervakas kontinuerligt med automatiserade system.

• Löneadministration - Löner beräknas och betalas utan manuell inmatning genom automatiserade lönesystem.

• Utgiftshantering - Verktyg som automatiserar inläsning och godkännande av kvitton och utläggsrapporter sparar tid och energi för både medarbetarna och företaget.

• Rapportering - Automatiserade rapporter kan genereras utifrån förvalda parametrar för att ge realtidsuppdaterade insikter och underlag för olika syften.

• Budgetering och prognostisering - AI och automatisering kan använda historiska data och prediktiv analys för att ta fram dynamiska och träffsäkra budgetar och finansiella prognoser.
  

Automatiseringen ger ditt företag både direkta och indirekta fördelar, och sätter er i en bättre position gentemot konkurrenterna. Här är några av de positiva effekterna:

• Ökad effektivitet - Minimera tidskrävande manuell hantering för att spara tid – och frigöra resurser för annat.

• Minskad risk för fel - Sömlös informationsöverföring utan manuell inmatning innebär färre fel orsakade av den mänskliga faktorn.  

• Förbättrat kassaflöde - Snabbare fakturering och betalningsmatchning leder till bättre likviditet för företaget.

• Bättre översikt och kontroll - Automatiserade system gör det enklare att följa upp och analysera data kring företagets ekonomi.

• Ökad kundnöjdhet - Smidigare och mer transparenta betalprocesser förbättrar kundupplevelsen.

• Nöjdare medarbetare - Personalen slipper repetitiva rutinuppgifter och kan istället prioritera mer stimulerande arbete.

Här nedanför går vi igenom olika områden som berörs av ekonomiautomatisering och ger exempel på vilka effekter det kan ge.

AI-driven bokföring och redovisning

AI-verktyg spelar en avgörande roll för automatisering och effektivisering inom bokföring och redovisning. Flera vanliga affärs-, bokförings- och redovisningssystem erbjuder idag inbyggd AI-funktionalitet i sina plattformar, för att underlätta såväl det dagliga arbetet som rapportering och analys.  

Här är några exempel på hur AI-verktyg kan effektivisera det operativa arbetet med bokföring och redovisning: 

• Scanna, tolka och bearbeta kvitton och fakturor så att all nödvändig information matas in korrekt och sömlöst direkt i ditt bokföringssystem.

• Stämma av banktransaktioner och matcha dem med rätt fakturor och kvitton, liksom fånga upp eventuella avvikelser.

Utöver att spara tid och minska risken för fel i det dagliga arbetet kan AI-verktyg också addera affärsvärde på en mer strategisk nivå, till exempel genom att:

• Analysera transaktionsdata i realtid för att upptäcka mönster och identifiera misstänkta transaktioner som kan innebära regelöverträdelser eller bedrägeriförsök. 

• Ta fram kassaflödesprognoser och prediktiva analyser baserat på ditt företags historiska data.

• Simulera de finansiella effekterna för ditt företag vid olika typer av scenarier, både utifrån omvärldsfaktorer och egna vägval som verksamheten står inför. Därmed kan strategiska beslut fattas på mer gedigna grunder.

• Analysera trender och kunddata för mer träffsäkra kreditriskbedömningar.

Tänk på att - God datakvalitet och en väl uppbyggd tech stack, där olika system integrerar sömlöst med varandra, är A och O för att ditt företag ska få ut maximalt värde av era AI-verktyg. Är datan ofullständig eller korrumperad är risken stor att det uppstår felaktigheter, liksom att de genererade analyserna och prognoserna blir missvisande.

Syftet med att automatisera de olika flödena i din Invoice-to-Cash-process (I2C) är att säkerställa snabbare och mer effektiva betalningar. Genom att ta ett helhetsgrepp om era betalningsprocesser – från skapandet av en faktura, via eventuella påminnelser, och fram till att betalningen har mottagits och bokförts – kan ditt företag bland annat:

• Förebygga sena betalningar

• Förbättra kassaflödet 

• Skapa bättre kundupplevelser

Med hjälp av integrerade AI-verktyg kan du dessutom kontinuerligt optimera dina automatiserade betalnings- och kommunikationsflöden, och anpassa din kravhantering efter olika kunders preferenser och betalningshistorik. Det gynnar både dina kunder och din affär.

Vidare läsning: Mobiloperatören hallon använde datadrivna insikter och maskininlärning för att optimera sin kravhantering. Resultatet? 80 % färre inkassoärenden, minskat tryck på kundtjänst och lägre churn.

Att automatisera din fakturering och kundreskontrahantering ger stora tidsbesparingar, bland annat genom att: 

• Effektivisera fakturadistributionen

• Minimera behovet av manuell matchning och felsökning

• Minska antalet fakturarelaterade frågor till kundtjänst

Vidare läsning: Ett vanligt hinder för att nyttja fördelarna med automatiserad fakturahantering är att processerna är fördelade mellan olika system och leverantörer som inte fungerar optimalt tillsammans. Upptäck vad ditt företag kan tjäna på att gå över från ett fragmenterat upplägg till en end-to-end-lösning för fakturahantering. 

Budgetering och prognoser med AI

Hur kommer ditt företags kostnader och intäkter att utvecklas den närmaste tiden? AI-verktyg kan snabbt ta fram analyser utifrån historisk data för att förutsäga framtida trender med hög precision. Det skapar en stabil grund för dig som vill sätta realistiska budgetar och utveckla strategiska prognoser som ger ditt företag konkurrensfördelar och en mer träffsäker ekonomisk planering.

Förändrade kompetenskrav

För redovisningsekonomer och andra medarbetare på ekonomiavdelningen innebär automatiseringen mindre fokus på rutinuppgifter, och mer på analys och strategi. Exempel på färdigheter som kommer att bli viktigare framöver är dataanalys, systemhantering och programmering.

Ökade kostnader (på kort sikt)

Implementeringen av avancerade system kan innebära stora initiala investeringar för företagen. På längre sikt bidrar dock de automatiserade lösningarna till stora kostnadsbesparingar genom effektivare processer och minskad manuell hantering.

Lagar och regler

I vissa fall kan regler och föreskrifter innebära hinder för verksamheters möjligheter att automatisera delar av sin ekonomihantering. Automatiserade system måste också konfigureras på ett sätt som säkerställer att de uppdaterade processerna inte bryter mot gällande regelverk inom exempelvis dataskydd och redovisning. 

Tidsbesparing

Enligt en studie från 2022 innebär digitalisering och automatisering inom redovisning att många återkommande arbetsuppgifter kan utföras fem gånger så snabbt jämfört med tidigare. Med tanke på teknikens utvecklingstakt lär tidsbesparingarna bara bli större framöver. När automatiseringen frigör tid från repetitiva uppgifter får ekonomipersonalen möjlighet att istället fokusera på strategiska initiativ och affärsutveckling. 

Tillgänglighet

Med digitala och automatiserade lösningar får företag tillgång till ekonomiska data i realtid, vilket gör det enklare att ta snabba och informerade beslut. Det blir också enklare att dela information internt. 

Eliminering av fel orsakade av den mänskliga faktorn

Automatiserade processer minskar behovet av manuell inmatning och överföring av uppgifter. Detta minskar i sin tur risken för fel i exempelvis fakturering och bokföring, vilket leder till ökad tillförlitlighet i ekonomiska rapporter.

Hur kommer automatiseringen att påverka ekonomichefens roll?

Automatisering innebär att ekonomichefens fokus skiftar från operativt arbete till en mer analytisk och strategisk roll. Med tillgång till realtidsdata kan ekonomichefen i högre utsträckning agera som en affärspartner till företagets ledning och bidra till beslut som driver verksamhetens tillväxt.

Fakturering och betalningshantering är kärnan i många ekonomiska processer. Det är också ett område präglat av hög komplexitet och fragmenterade lösningar. Här har du alltså mycket att vinna på att förbättra effektiviteten genom automatisering. 

Ett sätt att lyckas – utan att behöva byta ut hela din ekonomiavdelnings tech stack – är att implementera en smart fakturahanteringsplattform som kan integreras med dina befintliga ERP- och CRM-system via ett väldokumenterat API. 

Är du nyfiken på hur en sådan lösning skulle kunna fungera i din organisation? Kontakta oss på Billogram så berättar vi mer.